Los 6 eventos de Scrum que puedes utilizar en tus proyectos

¿Sabes cuáles son los eventos de Scrum?, ¿Conoces cuál es la reunión de Scrum enfocada en obtener retroalimentación?, el marco de trabajo de Scrum es ideal para mejorar la productividad de un proyecto.

Muchas veces en los equipos de trabajo multidisciplinarios es complicado encontrar espacios de tiempo para alinear el equipo, distribuir la tareas o lograr un seguimiento efectivo para detectar a tiempo cualquier desviación.

Por esta razón aplicar la metodología Scrum es una forma de mejorar la comunicación y la productividad de tu equipo de trabajo, porque además de los roles los artefactos de Scrum son muy sencillos de utilizar.

También están las eventos de Scrum, que ofrecen time boxing y los canales necesarios para realizar reuniones efectivas durante el desarrollo de la planificación, donde se puede conversar de las actividades desarrollas y las que faltan por realizar.

¿Cuáles son los eventos de Scrum?

El marco de trabajo de Scrum define una serie de reuniones o eventos en la que los diferentes roles de Scrum interactúan con la finalidad de poder gestionar la planificación y ejecución del proyecto.

Estos eventos de Scrum tienen la finalidad de establecer puntos de control necesarios para el control de la planificación de tu proyecto en todo momento, así podrás detectar desviaciones o inconvenientes oportunamente.

Para que el seguimiento funcione, los eventos de Scrum deben repetirse de forma cíclica durante toda la ejecución del Sprint, según las guía de Scrum las reuniones que debes realizar son:

El Sprint

El Sprint es uno de los eventos principales de Scrum definido en la Guía de Scrum 2020 de la siguiente forma “el Sprint es el corazón de SCRUM”, porque es aquí donde se define el time boxing o duración de la planificación y los alcances.

Es donde estarás con el Equipo Scrum desarrollando un Entregable (incremento del producto) de valor para el Dueño del Producto y aplicarás todos los eventos y artefactos de Scrum, para cumplir con este marco de trabajo.

Son los eventos de Scrum donde puedes estimar o predecir cuándo tendrás un Entregable y el progreso del producto, asegurando el control, la inspección continua, la adaptación al cambio, limitando los riesgos y los recursos durante un periodo de tiempo.

La duración del Sprint es determinada a través del objetivo que quiera alcanzar el Dueño del producto, además de una planeación establecida y acordada con el resto del equipo Scrum.

Los objetivos a realizar o el Entregable dentro de un Sprint es determinado por el Dueño del producto y el equipo de trabajo es el que determina el tiempo que necesitara para realizar cada tarea.

Al final debes llegar a un acuerdo entre lo que desea el Dueño del Producto en el entregable y lo que puede realizar el equipo de trabajo, durante el tiempo que debe durar el Sprint.

Es muy importante que logres mantener la duración fija en este tipo de eventos de Scrum a lo largo del proyecto, para lograr un ritmo sostenido en tu equipo de trabajo y consistencia en los resultados, por tal razón, un Sprint nuevo debe comenzar inmediatamente después del Sprint anterior.

Los Spints te ayudan a reducir la complejidad de tus proyectos al ir avanzando con objetivos más pequeños, alcanzables y medibles, además de comparar los resultados de tu equipo de trabajo entre intervalos regulares.

Si buscas el éxito en cada Sprint, es importante que siguas las siguientes recomendaciones que da la metodología Scrum:n sobre la versión de WordPress que estás utilizando, además de soporte, documentación y sugerencias.

• Cuando un Sprint está en marcha no debes realizar cambios que afecten el objetivo del Sprint.
• Dentro de un Sprint no debes afectar la calidad de las tareas y ni del trabajo.
• Puedes renegociar el alcance del Sprint con el Dueño del Producto en el caso de ser necesario o que tengas más información del entregable.
• Cada Sprint debes considerarlo como un proyecto por separado con un tiempo, unos recursos y una meta bien definidos.

Para coordinar los diferentes procesos dentro este tipo deeventos de Scrum, debes mantener una comunicación con cada integrante del Equipo Scrum, por ello esta metodología ágil dispone de las siguientes ceremonias o reuniones dentro de un Sprint:

• Sprint Planning (Reunión de Planificación del Sprint), es donde se fijan los objetivos que se estarán trabajando durante el Sprint.
• Daily Scrum (Reunión Diaria), es un seguimiento de las tareas diarias que está realizando el equipo.
• Sprint Review (Revisión del Sprint), en esta reunión se le muestra al Dueño del Producto el Entregable realizado.
• Sprint Retrospective (Retrospectiva del Sprint), es donde el equipo Scrum puede revisar los procesos para detectar oportunidades para aplicar en el siguiente Sprint.
• Refinement (Refinamiento de la pila del producto), es una reunión para que el Dueño del Producto y el Equipo de Desarrollo puedan mejorar las historias de usuario y las estimaciones.

¿Cuánto debe durar un Sprint?

La duración de estos eventos de Scrum depende mucho del tipo de proyecto que tengas, la madurez de tu equipo de trabajo y el objetivo que quieras conseguir, sin embargo, el Sprint debe durar lo necesario para llegar al Entregable.

Los Sprints cortos son ideales para para el entrenamiento de tu equipo, también cuando quieres reducir o limitar los riesgos de un proyecto gracias a que puedes medir los resultados en un tiempo más corto.

En cambio, sí estos eventos de Scrum se vuelven muy largos los objetivos pueden perder validez, lo que puede aumentar la complejidad del proyecto, además de generar pérdida de recursos y retrasos en tu proyecto.

Según la experiencia que he tenido como consultor de proyectos y Scrum Master estas son las ventajas y desventajas de la duración de este tipo eventos de Scrum según el número de días:

• 1 Semana: es un tiempo muy corto, por lo general no te lo recomiendo ya que entre el tiempo de las ceremonias y las horas productivas de trabajo queda muy poco espacio para el desarrollo de un Entregable.
• 2 Semanas: son los que más utilizo, permiten tener un ritmo constante del equipo y se pueden realizar con holgura todas las ceremonias requeridas, además se puede aplicar tanto a proyectos sencillos como a los complejos, obteniendo resultados a corto plazo.
• 3 Semanas: es otra buena opción,  sobre todo si tu proyecto tiene cierto grado de complejidad o requiere de tareas que necesiten un tiempo prolongado para su ejecución.
• 4 Semanas o más: en mi opinión este tipo de Sprint es muy riesgoso, porque el tiempo para detectar las desviaciones y realizar la presentación del Entregable es muy prolongado, afectando negativamente al equipo, la planeación y al proyecto.

¿Se puede cancelar un Sprint?

Si es necesario, un Sprint en curso puede ser cancelado solamente por el Dueño del Producto o Product Owner, ya que es el único rol del equipo de Scrum con la autoridad para poder hacerlo.endientes de tu sitio WEB.

Esta acción solo la debes realizar en casos muy especiales, cuando las condiciones del proyecto deban cambiar, los objetivos del Sprint pierden sentido o van en contra de las nuevas metas.

Si llegaras a cancelar estos eventos de Scrum, debes revisar en la Bitácora del Sprint todos los elementos que estén completados, si este adelanto fuese suficiente para ofrecer un Entregable, debes presentárselo al Dueño del Producto.

La cancelación de un Sprint causa estragos en tu equipo de trabajo y consume recursos generando desperdicios, por lo que lo más recomendable es evitar esta práctica y usarla solo como única opción.

El Sprint Plannig

La planeación del Sprint es uno de los eventos de Scrum donde se compromete todo el Equipo Scrum a desarrollar un Entregable, determinando los alcances a realizar durante el próximo Sprint y estimando la cantidad de trabajo necesario para hacerlo.

El objetivo de esta ceremonia de Scrum es crear un plan de trabajo para la ejecución del Sprint, por lo que es impórtate que te asegures que todo el equipo este presente y preste su colaboración aportando opiniones, ideas y consultas.

En esta reunión el propietario del producto (Product Owner) se asegura de que todo el equipo de trabajo entienda cuales son los objetivos que quiere alcanzar en el siguiente incremento del producto.

Dentro de este tipo de eventos de Scrum también se pueden invitar a personas que puedan ofrecer opiniones o asesorías técnicas en relación a las tareas que se estarán realizando durante el Sprint.

Temas que se deben abordar en la ceremonia de Planificación del Sprint

¿Por qué el Sprint es valioso?

Es bueno que en este tipo de eventos de Scrum expliques a todo el equipo la importancia para el negocio y para el proyecto de alcanzar los objetivos durante la ejecución del siguiente Sprint.

¿Qué puede realizarse en el Sprint?

Una vez definidos los objetivos, es necesario determinar con el equipo de trabajo si con la cantidad de recursos asignados durante el Sprint podrán ser alcanzados, además de refinar cada uno de los elementos, lo que aumenta la compresión y la confianza del equipo.

¿Cómo se realizará el trabajo?

Después de que todo el equipo Scrum entiende el alcance del Sprint y las tareas que se deben realizar, es necesario que tu equipo de trabajo realice una estimación de cuánto tardará en cada una de las tareas.

Una recomendación que te puedo dar en base a mi experiencia como Scrum Master, es que en estos eventos de Scrum utilices tareas de un máximo de 8 horas o una jornada laboral para que no queden tareas pendientes entre jornadas laborales.

¿Cómo mejorar la ceremonia del Sprint Plannig?

En mi opinión, para aprovechar mejor este tipo de eventos de Scrum lo mejor es dividirlo en dos partes, la primera parte de la reunión la enfocaras a responder ¿cuál será el Entregable o producto de valor a entregar?, por lo que tiene una visión estratégica.

En esta parte el Dueño del Producto explicará al equipo los requerimientos de la Bitácora del Producto que necesita que desarrollen, mientras que el Equipo Scrum se enfocará en entender y consultar cualquier duda que tengan sobre las explicaciones ofrecidas.

La segunda parte de la reunión tiene una visión operativa, ya que tiene que ver con el cómo el Equipo Scrum desarrollara el incremento, para ello el equipo de desarrollo comienza desglosando cada uno de los requerimientos, en las tareas necesarias para hacerlo y poder estimar los recursos tiempo/esfuerzo para ejecutarlas.

Si al realizar las estimaciones, la cantidad de tiempo para la ejecución de las tareas es mayor al tiempo del Sprint, el equipo de desarrollo debe renegociar un alcance factible con el Propietario del Producto.

¿Cuánto debe durar el Sprint Plannig?

La ceremonia del Sprint Plannig debe tener una duración máxima de 8 horas, si optas por trabajar Sprint de un mes de duración, entendiendo que para Sprint más cortos este tiempo se debe reducir.

En base a mi experiencia como Scrum Master y si sigues mi recomendación de hacer Sprint de 2 semanas este tipo de eventos de Scrum los puedes hacer en 4 horas, lo que sería igual a media jornada de trabajo.

¿Cómo mejorar la efectividad de la Planificación del Sprint?

• Es necesario que en un tipo de eventos de Scrum todo el equipo tenga acceso a la Bitácora del Producto, el último Entregable desarrollado, la información de la capacidad proyectada y el rendimiento del equipo en el Sprint anterior.
• Es importante, que estas tareas sean diseñadas bajo los criterios de los objetivos SMART, es decir, que sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y delimitadas en el tiempo, con la finalidad de que se puedan controlar.
• En la planeación de las tareas o actividades, utiliza un máximo de 8 horas o una jornada laboral  dividendo las tareas grandes, para que no queden tareas pendientes entre jornadas laborales.

¿Qué es Objetivo del Sprint o Sprint Goal?

El Sprint Goal o el Objetivo del Sprint son los elementos de la pila del producto seleccionados para poder realizar un incremento aceptable, durante el transcurso de un Sprint.

Al conocer el Objetivo del Sprint tu Equipo de Desarrollo tiene información necesaria sobre el por qué se está creando el nuevo incremento del producto, ofreciéndoles flexibilidad para implementar las funcionalidades requeridas.

Esto ayuda a que el Equipo Scrum comparta ideas y refuerce el trabajo en equipo, lo que hace que se tenga mayor unidad, consiguiendo mejores soluciones en conjunto.

El Daily Scrum

El objetivo de estos eventos de Scrum es mantener comunicación con el equipo logrando una estrategia para las siguientes 24 horas, además de inspeccionar el progreso hacia el objetivo del Sprint y adaptar el Sprint Backlog según sea necesario.

La Reunión Diaria también debes utilizarla para evaluar el progreso del Equipo Scrum y que tendencia es la que está tomando el curso del Sprint antes de que finalice, por lo que al realizarla optimizas las posibilidades de cumplir las metas.

Es necesario que estas ceremonias en Scrum, las realices siempre a la misma hora y en el mismo lugar para crear una costumbre y reducir la complejidad, también deben durar un máximo de 15 minutos, para que todo el equipo de desarrollo pueda participar.

En esta reunión participan, el Scrum Master y el Equipo de Desarrollo, además pueden asistir el Dueño del Producto y cualquier otra persona interesada en el caso de considerarlo necesario.

La Reunión Diaria, es uno de los eventos de Scrum que contribuyen a la adaptación y a la inspección, mejorando la comunicación, identificando barreras, promoviendo un canal rápido para la toma de decisiones y eliminando la necesidad de otras reuniones.

Estos eventos del marco de trabajo Scrum puedes desarrollarlos bajo cualquier tipo de formato, estructura o técnica, sin embargo, es importante que la centres en el progreso hacia el objetivo de Sprint y produzcas un plan para el día siguiente de trabajo.

La Reunión Diaria no es el único de los eventos de Scrum en donde tu equipo de trabajo se puede reunir para ajustar el plan de acción, ya que frecuentemente se pueden debatir sobre detalles para adaptar o replanificar el resto de las tareas del Sprint.

¿Cómo mejorar la ceremonia del Daily Scrum?

Para mejorar estos eventos de Scrum puedes establecer una dinámica en donde cada uno de los miembros de tu equipo conteste las siguientes preguntas:

• ¿Qué hice ayer que ayudo al equipo a lograr el Objetivo del Sprint?
• ¿Qué hare hoy para ayudar al equipo a lograr el Objetivo del Sprint?
• ¿Veo algún impedimento que evite que el equipo logre el Objetivo del Sprint?

Si eres el Scrum Master, asegúrate de que cada persona en estos eventos de Scrum se enfoque en responder únicamente esas preguntas.

Las personas que necesiten ampliar información o realizar algún refinamiento de un elemento de la pila del producto, pueden hacer una reunión inmediatamente después al Daily Scrum.

Es recomendable que estos eventos de Scrum se realicen de pie para que las personas no extiendan su participación y frente al Tablero Scrum con la finalidad de que todo el equipo pueda ver el estado del proyecto.

Sprint Review

La revisión del Sprint es otros de los eventos de Scrum en donde se revisa el resultado del trabajo realizado durante el Sprint o el incremento del producto (Entregable) y actualizar la Pila del Producto con el trabajo pendiente si es necesario.

En esta ceremonia de Scrum tu equipo muestra el entregable al propietario del producto y a los interesados, para evaluar las características de la Bitácora del Producto desarrolladas durante el Sprint y discuten sobre el progreso del proyecto.

Al realizar estos eventos de Scrum, facilitas la retroalimentación y fomentas la colaboración en todos los miembros de tu equipo de trabajo, el tiempo de duración del Sprint Review no debe exceder de 4 horas para Sprint de un mes y menos tiempo para Sprint más cortos.

Este evento de Scrum debe ser más que una simple presentación, es una sesión de trabajo en donde todos los asistentes pueden recoger aspectos sobre nuevos requerimientos que podrían aportar valor al producto.

En muchas bibliografías esta ceremonia de Scrum también es conocida como Weekly Scrum, sobre todo si hablan de Sprint de una semana.

¿Cómo mejorar el Sprint Review?

Para mejorar estos eventos de Scrum puedes empezar recordándole al Product Owner y al resto de los asistentes cual era el Objetivo del Sprint, luego deja que el equipo de trabajo presente el entregable.

Esto es una oportunidad para que el equipo pueda comentar lo ocurrido durante el desarrollo del Sprint, que impedimentos o barreras surgieron y las soluciones que encontraron.

Después de presentar el incremento del producto, el propietario del producto debe realizar la evaluación y dar sus opiniones en referencia al trabajo realizado, luego certifica que objetivos fueron alcanzados.

Por último, es necesario actualizar el Product Backlog si quedaron objetivos por alcanzar, si surgieron nuevos requerimientos durante la ejecución del Sprint o si el negocio tiene nuevas necesidades.

El Sprint Retrospective

La retrospectiva del Sprint es el último de los eventos de Scrum, porque con esta reunión se cierra el Sprint en curso, aquí se busca planificar formas de aumentar la calidad y la eficacia, con la intensión de crear un plan de mejoras para los siguientes ciclos.

En esta ceremonia de Scrum el equipo evalúa todo lo que fue el último Sprint en relación a los individuos involucrados, las interacciones realizadas, los procesos establecidos y las herramientas utilizadas.

Los puntos a evaluar pueden variar dependiendo del proyecto que estés realizando, la madurez de tu equipo de trabajo y los procesos implementados.

Es fundamental que para esta reunión asista todo el Equipo Scrum, es decir, el Scrum Master, el Dueño del Producto y el Equipo de Desarrollo, para que puedas tener una visión completa de todo el proceso.

El objetivo de esta ceremonia de Scrum es que todos los participantes reflexionen sobre qué cosas se hicieron bien para mantenerlas y cuales fueron un obstáculo o se pueden mejorar, para facilitar el flujo de trabajo, lo que favorece a la mejora continua de los procesos.

Esta reunión debes realizarla después de la Revisión del Sprint y antes de la próxima Reunión de Planificación del próximo Sprint, es recomendable que tenga una duración mayor a 3 horas para Sprint de un mes o menos para un Sprint más cortos.

¿Cómo mejorar el Sprint Restrospective?

Para mejorar este tipo de eventos de Scrum debes lograr conseguir un plan de acción para optimizar los procesos y los recursos del proyecto, con la finalidad de que en el próximo Sprint mejoren la calidad de los procesos.

Para lograr eso puedes realizar la siguiente dinámica

• Prepara un espacio en donde todas las personas del equipo puedan conversar y un tablero con el que puedan interactuar.
• Divide el tablero en dos partes, en la primera parte vas a colocar todos los obstáculos encontrados y en la segunda las formas de como solventarlos.
• A través de una tormenta de ideas encuentra junto a todo el equipo, todas las desviaciones, barreras o inconvenientes que surgieron durante el Sprint.
• Ve colocando los hallazgos en la columna correspondiente y comenta junto a los demás las razones por las cuales surgieron.
• Luego de encontrar todas estas barreras, es necesario que el equipo las ordene según la prioridad que consideren.
• Una vez que todo este ordenado realiza una lista para que puedas tener toda esta información documentada.
• Elije los primeros 5 elementos de la lista y colócalos en la columna de las soluciones.
• Junto al equipo realiza otra tormenta de ideas para determinar cuál será el mejor camino para resolverlos.
• Por último, realiza una minuta donde se establezcan los acuerdos para que estas mejoras se apliquen desde el próximo Sprint.

Gracias a mi experiencia como consultor de proyectos, tomar 5 elementos de la lista para solventarlos te ayudará a ser más efectivo, porque aplicaras los cambios más rápidos y tendrás los resultados a corto plazo.

En cambio, puede ser poco productivo que el equipo y tú se centren en discutir cada uno de los hallazgos encontrados, porque pueden perder mucho tiempo, dispersándose y complicando el plan de acción.

El Refinement

Otro de los eventos de Scrum que no es una ceremonia oficial de Scrum pero si es ampliamente utilizada es la del Refinement o Refinamiento del Product Backlog, que es una reunión que se utiliza en Scrum para ordenar y mejorar los elementos de la lista para los siguientes Sprint.

Esta reunión de Scrum también es conocida como Sprint Grooming, Backlog Refinement Meeting Refinamiento de la Bitácora del Producto y Scrum Backlog Grooming, se utiliza para que puedas aclarar dudas con el equipo sobre los elementos de la pila del producto.

Estos eventos de Scrum también garantizan que el equipo de trabajo tenga los insumos suficientes para comenzar un nuevo Sprint, al tener la pila del producto organizada por prioridad y que tu equipo de trabajo entienda todas las actividades que se tienen que realizar.

Para que tenga efectividad esta reunión debe planificarse como se hace con los demás eventos de Scrum, dentro de un time boxing definido y planificado dentro de las actividades del Sprint.

El tiempo recomendado por Ken Schwaber, es de menos de un 5% del tiempo que dura un Sprint, en mi experiencia con que utilices 2 horas para planificar, priorizar y discutir los elementos que se realizaran en un próximo Sprint de 2 semanas es suficiente.

El objetivo de esta reunión de Scrum es examinar cada uno de los elementos a desarrollar en los siguientes Sprint, con el fin de que estén lo suficientemente claros y delimitados a la hora de realizar la ceremonia de Planificación del Sprint.

En esta ceremonia participa todo el equipo Scrum y cualquier otra persona que pueda prestar apoyo o asesoría a la hora de que necesites aclarar alguno de los elementos de la lista del producto.

Recomendaciones finales los eventos de Scrum

Sin duda, aplicar los eventos de Scrum a tus proyectos te ayudara a mejorar la productividad porque te ofrecen el time boxing para poder ejecutar controles en el proyecto sin interferir con la dinámica de tu equipo de trabajo.

Además, las diferentes ceremonias en Scrum ofrecen el espacio perfecto para que todos los miembros del equipo puedan expresar sus opiniones, lo que favorece la comunicación e integración de cada uno de los miembros y la posibilidad de conseguir mejores ideas.

Claro está, para que todo esto funcione adecuadamente es necesario que tu equipo de trabajo y todas las personas involucradas apliquen valores de Scrum para lograr una mayor conexión en todos los integrantes.

Si todavía tienes dudas sobre cómo hacer los eventos de Scrum en tus proyectos, puedes hacer contacto conmigo y así me cuentes como te puedo ayudar. Además, si necesitas ayuda con el desarrollo o mantenimiento WEB, puedes ver los servicios que ofrezco en asesoría y soporte para tu negocio.

En la parte de abajo, déjame un comentario contándome qué te pareció este artículo y si te ayudo a saber cómo adaptar los eventos de Scrum a tus proyectos, también si tienes alguna duda, sugerencia o reclamo y así podré contar con tu valioso aporte.