Cómo usar las 5 fases de la metodología Scrum en tus proyectos para mejorar la efectividad

¿Conoces las 5 fases de la metodología Scrum?, ¿Te gustaría mejorar el resultado de tus proyectos?, Scrum ha demostrado ser un marco de trabajo ideal para todo tipo de proyectos por su simpleza y efectividad.

Poder gestionar un proyecto puede ser una tarea complicada sobre todo si no tienes una ruta bien planificada y esta situación empeora cuando no tienes un objetivo establecido.

Las 5 fases de la metodología Scrum aportan la estructura necesaria para que puedas gestionar adecuadamente cada una de las etapas de un proyecto sin importar su complejidad, desde la planeación hasta la entrega del resultado final.

Además, aporta timeboxing a cada una de las ceremonias que garantizan una comunicación con todo el equipo de trabajo y la entrega de valor continuo que son claves para el éxito de un proyecto.

Las 5 fases de la metodología Scrum

El marco de trabajo Scrum implementa 19 procesos en donde están inmersos todos sus elementos como son los roles, ceremonias y artefactos, distribuidos en 5 fases las cuales son:

Primera fase de Scrum: Inicio

Es la primera de las fases de la metodología Scrum en donde se estudia y se analiza los requerimientos, se definen los roles que formarán el equipo Scrum y se organizará la forma de cómo ejecutar el proyecto.

Para que esta fase de Scrum tenga un buen resultado es necesario responder las siguientes preguntas en referencia al proyecto:

• ¿Cuál será el resultado final del proyecto?
• ¿Cómo se va a realizar el proyecto?
• ¿Quiénes son las personas que conformarán el equipo Scrum?
• ¿Cuánto tiempo se tiene para lograr el proyecto?

Para cumplir con el objetivo de la primera de las fases de la metodología Scrum, están establecidos 6 procesos los cuales son:

Visión del proyecto

Este es el proceso de Scrum donde se establece que es lo que desea el cliente y cuáles son sus necesidades iniciales, también explica por qué lo quiere y cuál es el objetivo del proyecto.

Se define al dueño del producto o Product Owner quién será la persona encargada de ser la voz del cliente frente al equipo Scrum, si eres el dueño del producto de ti dependerá la calidad del entregable, así como la aprobación o rechazo del trabajo del equipo de desarrollo en cada Sprint.

Identificar al Scrum Master y los Stakeholders

Una vez definido cuál será el objetivo del proyecto y nombrado al Product Owner, es necesario nombrar la persona que será el Scrum Master y las personas interesadas o los Stakeholders.

Si eres el Scrum Master serás la persona encargada de instruir a todo el equipo Scrum sobre los principios y prácticas de Scrum, así como velar de que se cumplan a cabalidad.

Los Stakeholders en cambio son las personas interesadas pero que no son responsables del resultado del proyecto, dentro de estos grupos están por ejemplo los proveedores y asesores.

Formar al equipo Scrum

Otra de los procesos fundamentales de la primera de las fases de la metodología Scrum, es la de establecer el equipo de desarrollo quien será el encargado de elaborar el entregable de cada uno de los Sprint.

El equipo de desarrollo es multifuncional y auto organizado, además dispone de todas las capacidades necesarias para desarrollar todas las tareas dentro de un Sprint.

Si eres el Dueño del producto una de tus funciones dentro de esta primera etapa de las fases de la metodología Scrum será la de armar el equipo Scrum que te acompañará y para esto te puede ayudar el Scrum Master.

Desarrollar las Épicas

Una épica en SCRUM es una historia de usuario o un requerimiento del proyecto, que está descrito a un nivel tan general que posteriormente es necesario descomponer en historias de usuario más pequeñas para que el equipo de desarrollo pueda trabajarlas durante un Sprint.

Entonces en este proceso de primera etapa de las fases de la metodología Scrum se busca tener una visión más real de todo lo que el cliente necesita o todo lo que debería tener el resultado final del proyecto, sin hacer un estudio previo de factibilidades.

Si eres el Product Owner dentro de un proyecto Scrum, para cumplir con este proceso será necesario que elabores todas las épicas que consideres necesarias para que el resultado pueda cumplir con las expectativas del cliente.

Crear el Backlog priorizado del producto

Luego de escribir todas las épicas es necesario comenzar a ordenar todo en una lista de requerimientos que serán procesados a lo largo del proyecto, esto es el Product Backlog o Pila del producto.

El Product Backlog es ordenado antes de comenzar el proyecto por el Product Owner, para que los objetivos cumplidos y el entregable cumplan con las necesidades del negocio o el cliente.

Además para cumplir con el principio de adaptación de Scrum el orden de esta lista es revisada Sprint a Sprint y puede ir variando según las prioridades del negocio vayan cambiando o si surgen nuevos requerimientos a medida que el proyecto avanza.

Realizar la planificación del lanzamiento

Todo proyecto bien planificado debe tener un comienzo y un final, es por ello que en esta fase de la metodología Scrum se define la fecha de la presentación del entregable final o del producto terminado.

Así es más fácil identificar cualquier variación de lo planificado y definir el lapso de tiempo que tendrán cada uno de los Sprint a fin de que el equipo de desarrollo pueda llevar un ritmo de trabajo sostenible.

Segunda fase de Scrum: Planeación y Estimación

Para poder aumentar las probabilidades de éxito de un proyecto Scrum es necesario realizar un buen control de todos los recursos involucrados y esto comienza con una buena planificación y estimación.

Si eres un Scrum Master durante esta segunda fase de la metodología, tu función consistirá en asignar las distintas tareas a cada uno de los roles del equipo Scrum y velar porque se cumpla según la metodología.

Además que las historias de usuario y las tareas queden bien entendidas por todos los participantes, para que al finalizar el entregable pueda cumplir con los criterios de aceptación del Product Owner.

Para cumplir con objetivo de la segunda de las fases de la metodología Scrum, están establecidos 6 procesos los cuales son:

Crear las historias de usuario

Como Dueño del Producto una vez tengas construido el Product Backlog es necesario comenzar a detallar las historias de usuario que el equipo de desarrollo estará trabajando durante el Sprint.

Esto facilitará la comprensión de cada uno de los requerimientos y delimitará hasta donde tiene que llegar el equipo durante el desarrollo, para evitar desperdicios de recursos.

Estimar las historias de usuario

Una vez identificadas cuáles son las historias de usuario que se desarrollarán durante el Sprint, es necesario hacer una estimación inicial de cuánto tiempo / esfuerzo será necesario para finalizar y asignarle un valor.

Si eres el Product Owner puedes solicitar ayuda al equipo de desarrollo Scrum, para que gracias a su experiencia puedan llegar a una estimación más cercana a lo que será la realidad.

Comprometerse con las historias de usuario

Uno de los valores de Scrum es el compromiso, el cual es necesario mantener en todas las fases de la metodología Scrum, sin embargo en esta etapa es crucial que el equipo Scrum se comprometa a terminar todas las historias de usuario acordadas.

Para ello el equipo de desarrollo y tú como dueño de producto deben revisar la magnitud de las historias de usuario y analizar si es factible realizarlas en el tiempo que durará el sprint.

Identificar las tareas

Ya acordadas cuales son las historias de usuario a desarrollar durante el Sprint es necesario identificar las tareas necesarias para realizarlas, para ello es necesario que todo el equipo de desarrollo participe.

Sin embargo, basado en mi experiencia como Scrum Master y consultor de proyectos ágiles, te recomiendo que para esta etapa de las fases de la metodología Scrum tenga éxito, involucres a todo el equipo Scrum.

Estimar las tareas

Una vez tengas todas las tareas necesarias para completar las historias de usuario que se realizarán en el Sprint, será necesario calcular la estimación en tiempo que se llevará cada una, para ver si es factible terminarlas dentro del timeboxing establecido.

En el caso de que la cantidad de horas estimadas por el equipo de desarrollo para realizar todas las tareas supere la cantidad de horas del Sprint, habrá que replantear los objetivos del Sprint con el Dueño del Producto.

En mi experiencia como agility coach lo ideal es que utilices 4 horas como tiempo máximo y 1 hora como tiempo mínimo para la estimación de las tareas del Sprint, así no quedarán pendientes tareas de un día para otro lo que reduce el desperdicio, mejora la efectividad en dada una de las fases de la metodología Scrum

Crear el Sprint Backlog

Una vez definidas, priorizadas y estimadas todas las tareas del Sprint es necesario colocarlo en una lista que se conoce como el Sprint Backlog la cual debe estar al alcance de todo el Equipo Scrum y gestionada por el Equipo de Desarrollo.

Para facilitar la gestión de las tareas del Sprint Backlog durante la ejecución del Sprint lo más recomendable es que armes un tablero Kanban, así el estado de lo desarrollado y lo planificado estará siempre visible, lo que permite detectar desviaciones rápidamente.

Todos los procesos de la segunda de las 5 fases de la metodología Scrum puedes realizarla en la ceremonia del Sprint Planning, siempre que el Product Owner tenga elaboradas algunas épicas para poder analizarlas.

Tercera fase de Scrum: Implementación

En esta fase de Scrum es donde el Equipo de Desarrollo produce el entregable gracias a tareas recabadas en la fase anterior, muchos de estos se repetirán diariamente durante el Sprint a fin de mantener los 6 principios de Scrum.

Para cumplir con objetivo de la tercera de las fases de la metodología Scrum, están establecidos 3 procesos los cuales son:

Crear Entregables

Se refiere al trabajo diario que realiza el Equipo de Desarrollo para cumplir cada una de las tareas contenidas dentro del Sprint Backlog en el estricto orden de prioridades.

Esto con la finalidad de garantizar que de no llegar a cumplir todas las tareas programadas del Sprint, siempre queden ejecutadas las que son más relevantes según la importancia establecida por el Product Owner.

Si eres el Scrum Master de un proyecto deberás estar pendiente para que cada miembro del equipo sólo esté elaborando una tarea a la vez, así evitarás los embudos en los procesos y que todo el equipo esté trabajando.

Realizar Daily Standup

Es la revisión diaria para saber el avance del Equipo de Desarrollo y si existe algún inconveniente que pueda generar algún impedimento, para así lograr seguir avanzando.

Para ello cada persona del equipo debe responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué hice ayer?
• ¿Qué voy a hacer hoy?
• ¿Existe o existió algún impedimento en mis tareas?

Esto por lo general se realiza en una reunión que tiene principalmente el Equipo de Desarrollo y el Scrum Master denominada “Daily Scrum Meeting” o Reunión Diaria del Sprint.

Sin embargo para lograr una mayor efectividad y si es posible, intenta que a esta reunión asista la mayor cantidad de integrantes del Equipo Scrum así sea de oyentes, para no tener que ir dando informaciones por separado y que todos estén al día de lo que pasa en el proyecto.

Refinamiento del Backlog priorizado del Producto

En este proceso de la tercera de las 5 fases de la metodología Scrum se busca preparar los insumos necesarios para arrancar el siguiente Sprint asegurando que habrá suficientes historias de usuario para continuar.

El objetivo de este proceso de Scrum es ordenar las historias de usuario según la prioridad que establezca el Dueño del Producto, e ir definiendo y estimando el esfuerzo de las próximas historias a trabajar.

Así cuando se vuelva a realizar el ciclo para generar el próximo entregable, el equipo Scrum solo necesitará Identificar y estimar las tareas relacionadas a las historias seleccionadas para crear el Sprint Backlog.

Cuarta fase de Scrum: Revisión y Retrospectiva

En la cuarta fase de la metodología Scrum se busca realizar una revisión del entregable, ademásde los procesos que se realizaron durante el Sprint, con la finalidad de medir y mejorar la eficiencia del equipo Scrum.

Para cumplir con el objetivo de la cuarta de las fases de la metodología Scrum, están establecidos 2 procesos los cuales son:

Demostrar y validar el Sprint

Una vez terminado el Sprint es hora que el Equipo de Desarrollo le muestre al Dueño del producto el incremento de valor que han generado, para que el acepte o no el resultado.

Para ello en este proceso de la cuarta de las fases de la metodología Scrum se lleva a cabo una ceremonia denominada “Sprint Review” o Revisión del Sprint en donde es evaluado el Entregable según los Criterios de Aceptación establecidos.

Según lo que dicta la Guía de Scrum debes planificar el timeboxing de esta ceremonia en 4 horas para los Sprint de un mes y acortar este tiempo si el Sprint dura menos.

Retrospectiva del Sprint

Para cumplir con la mejora continua dentro de las fases de la metodología Scrum, es necesario revisar los procesos e inconvenientes que fueron parte de un Sprint, con la finalidad de que el Equipo Scrum pueda mejorar su eficiencia.

Esta revisión se hace durante la ceremonia del “Sprint Retrospective” o Retrospectiva del Sprint, aquí es donde se buscan soluciones y oportunidades para mejorar los procesos en los próximos Sprint.

Quinta fase de Scrum: Lanzamiento

Esta fase de la metodología Scrum busca entregar el resultado final al cliente y poder acumular experiencia que puedas utilizar en próximos proyectos para mejorar la eficiencia del equipo Scrum.

Para cumplir con el objetivo de la quinta de las fases de la metodología Scrum, están establecidos 2 procesos los cuales son:

Enviar Entregables

Este proceso de Scrum tiene como objetivo entregar el resultado final al Cliente, una vez se cumplan todas las historias de usuario definidas por el dueño del producto.

Retrospectiva del Proyecto

La retrospectiva del proyecto es el proceso de la quinta de las fases de la metodología Scrum que permite realizar una inspección de todo lo que sucedió durante el proyecto para buscar la mejora continua.

Cuando realices este proceso junto a tu equipo Scrum, lo que debes analizar es lo que ha ido bien y lo que se puede mejorar, y así poder implementar este conocimiento en futuros proyectos.

¿Es necesario que un proyecto cumpla a cabalidad con todos los procesos y fases de la metodología Scrum?

Como el marco de trabajo Scrum se puede adaptar a cualquier tipo de organización, equipo de trabajo o proyecto, la Guía de Scrum no establece ninguna restricción en cuanto al uso de cada una de las 5 fases o los 19 procesos de Scrum.

Todo dependerá de la complejidad y magnitud del proyecto que te encuentres realizando, en mi experiencia como consultor de proyectos te puedo decir que muchas veces podrás prescindir de algún proceso y que muchas veces pasarás por todos ellos sin darte cuenta.

¿Se debe repetir las 5 fases de la metodología Scrum cada vez que comienza un Sprint?

Basado en mi experiencia como Scrum Master y consultor de proyectos, por lo general las fases de la metodología Scrum que se repiten durante el desarrollo de un proyecto con Scrum son la de Planificación y Estimación, Implementación y la de Revisión y Retrospectiva, porque es en donde están los eventos de Scrum que tienen que ver con el desarrollo del entregable.

Debido a que las otras dos fases de la metodología Scrum están más relacionadas al arranque y cierre del proyecto.

Recomendaciones finales sobre las 5 fases de la metodología Scrum

Cómo pudiste ver es factible implementar las 5 fases de la metodología Scrum en cualquier tipo de proyecto en donde quieras controlar el timeboxing y los recursos adecuadamente para lograr una mayor eficiencia.

Si todavía tienes dudas sobre cómo implementar las 5 fases de la metodología Scrum, puedes hacer contacto conmigo y así me cuentes como te puedo ayudar. Además, si necesitas ayuda con el desarrollo o mantenimiento WEB, puedes ver los servicios que ofrezco en asesoría y soporte para tu negocio.

En la parte de abajo, déjame un comentario contándome qué te pareció este artículo y si te ayudo a conocer cómo utilizar las 5 fases de la metodología Scrum en tus proyectos, o también si tienes alguna duda, sugerencia o reclamo y así podré contar con tu valioso aporte.