Como hacer reuniones efectivas: conoce 10 buenas prácticas

¿Tienes idea de cómo hacer reuniones efectivas?, has pensado ¿Cuánto tiempo dedicas en reuniones con el equipo de trabajo?

Es muy común que los equipos de trabajo que vivan continuamente reuniéndose, sobre todo si no tienen acciones coordinadas o un objetivo claro, lo que al final resulta en una pérdida de tiempo.

Hacer reuniones efectivas es todo un reto, ya que además de fijar el objetivo, seleccionar los puntos a tratar, planificar el lugar y hora de la reunión, tienes que coordinar a todas las personas que deben asistir.

Las reuniones tienen como objetivo principal llegar a acuerdos compartiendo distintos puntos de vista entre los participantes y concretar planes de acción a seguir para alcanzarlo.

Sin embargo en la mayoría de los casos terminan siendo compromisos interminables, tediosas y aburridas porque no tienen un objetivo definido o redundan una y otra vez sobre el mismo tema.

Lo que termina generando una gran pérdida de tiempo para todos los participantes, porque no se toman las medidas para controlar el desarrollo de la reunión o se convierten en un espacio para criticar o debatir con los demás personas.

Como resultado no es posible llegar a ningún tipo de consenso, por lo que los objetivos quedan sin concluir generando una molestia, tanto como para el que convocó la reunión como para el resto de los asistentes.

Por eso al hacer reuniones efectivas además de optimizar el tiempo, garantizas que los asistentes comprendan cuál es el objetivo de la reunión, concluyendo con acuerdos y compromisos fijados para alcanzar una meta.

¿Qué es una reunión?

Las reuniones son una dinámica empleada para que un grupo de dos o más personas puedan diseñar estrategias o establecer acuerdos en relación a un tema determinado.

La comunicación en cualquier equipo es un factor determinante para alcanzar los resultados que buscan y las reuniones son uno de los canales que utilizan para lograrlo.

Las 5 etapas de una reunión

Sin importar cómo sea la reunión y cuál sea su objetivo por lo general todas presentan muchas similitudes, ya que en general la estructura de una reunion es la siguiente:

Preparación

Es la etapa inicial y comprende desde la convocatoria hasta el momento donde comienza la reunión, para hacer reuniones efectivas es necesario planificar el lugar donde va a realizarse, los imprevistos que puedan surgir y la logística necesaria.

Apertura

Es donde se da inicio a la reunión, se les da la bienvenida a los participantes y se repasa la agenda pautada, si quieres hacer reuniones efectivas lo ideal es que comience a la hora planificada para evitar retrasos y poder cubrir todos los puntos de la reunión.

Desarrollo

En esta etapa se van tocando uno a uno todos los puntos de la reunión por orden de prioridad, aquí los participantes comparten sus opiniones y proponen sus diferentes puntos de vista.

Conclusión

Una vez tocados todos los puntos de la agenda de reunión se recogen todos los acuerdos alcanzados con la finalidad de realizar un resumen y establecer un plan de acción a tomar con sus respectivos responsables.

Cierre

En esta etapa hacer reuniones efectivas el moderador realiza un recuento de los puntos tratados, los acuerdos llegados y los responsables para garantizar que no exista ninguna duda entre los asistentes.

Ventajas de hacer reuniones efectivas

• Ayudan a construir y mantener un clima de trabajo colaborativo, ya que permite que los miembros del equipo aporten ideas o inquietudes favoreciendo la colaboración.
• Fomentan la participación de las personas y el intercambio de ideas para conseguir mejores soluciones, además es un espacio idóneo para el aprendizaje entre los diferentes miembros de un equipo.
• Permiten tener una perspectiva 360 del avance de un proyecto gracias a la visión de cada uno de los miembros, así como detectar retrasos o posibles inconvenientes.
• Al hacer reuniones efectivas aumenta el compromiso y eficiencia de las personas, debido a que cuando se responsabilizan frente al equipo para hacer una tarea el grado de cumplimiento aumenta para no quedar mal.
• Optimiza el trabajo en equipo porque evita situaciones como que dos personas realicen la misma tarea, gracias a que aumenta la comunicación y la empatía entre los integrantes del equipo.

¿Cuál es el costo de una reunión?

Para calcular el costo de una reunión debes tener en cuenta en primer lugar los costos logísticos como serian el lugar, los refrigerios y en material de apoyo necesario.

Luego está el costo de las horas que cada persona del equipo representa para el proyecto o la organización y por último podrías agregar el costo que tiene el retraso de las tareas pendientes por el empleo del tiempo del personal necesario para hacerlas en las reuniones.

Estudios de experto determinan que más de 59% del tiempo de los gerentes y supervisores es utilizado para hacer o asistir a reuniones lo que representa más del 9% del presupuesto destinado al pago del personal, esa es la una de las razones para hacer reuniones efectivas.

Además si no tienes cuidado las reuniones pueden hacer que el presupuesto de un proyecto o la eficiencia de una organización sufra grandes pérdidas por todos los costos asociados a una reunión.

Errores que hacen reuniones no efectivas

• Realizar una reunión sin un objetivo específico o querer abarcar muchos objetivos en una sola sesión.
• Reunir a diversos participantes que no tengan idea del objetivo, que no sientan ningún interés o que no deseen participar.
• No establecer claramente la hora, lugar y fecha o elegir los inapropiados.
• No tener un orden para el desarrollo de la junta.
• Tratar temas en donde no estén involucrados todos los asistentes.
• Descuidar el clima de la reunión dejando que se convierta en un espacio para discutir y pelear.
• Que existan interrupciones internas o externas que impidan llevar un hilo coherente de la reunión y la concentración de los participantes.
• Que el moderador no transmita confianza y liderazgo al resto de los participantes.
• No llegar a ningún acuerdo o plan de acción.
• Llegar soluciones confusas o que contradicen otros acuerdos.
• Barreras de idiomas o culturales que impiden una comunicación clara.
• No respetar el tiempo de los participantes haciendo reuniones demasiado largas.
• Divagar o hablar varias veces el mismo tema, sin llegar a una conclusión.

Tipos de reuniones no efectivas y cómo eliminarlas

Estos tipos de reuniones no efectivas están sacados de juntas a las que he tenido el honor de participar, junto con documentación de expertos que he recopilado, así que cualquier parecido es pura coincidencia:

La reunión sin objetivos

En este tipo de reuniones los participantes se reúnen creyendo que solo con juntarse se crearán las soluciones necesarias, logrando divagar entre un tema y otro sin un norte fijo.

¿Cómo eliminar las reuniones sin objetivos?

Eliminar las reuniones sin objetivo es muy fácil, solo debes garantizar que cada reunión que coordines tenga unos objetivos a tratar y compartirlos con todos los involucrados para que asistan preparados.

Por otro lado al hacer reuniones efectivas debes mantener el control y haz que se cumpla el cronograma establecido a lo largo de su desarrollo para evitar que el tema se desvíe y no se llegue a ningún consenso.

Reunionsitis o Juntitis

También conocida como reunionmanía o juntitis, es una enfermedad que sufren algunos equipos y organizaciones que necesitan estar reuniéndose a cada rato incluso hasta el punto de tener varias reuniones en un día.

Esto es improductivo y genera retrasos en la entrega de las actividades, además de generar molestias entre los involucrados porque muchas veces los acuerdos no se pueden llegar a cumplir por falta de tiempo o llegan a ser contradictorios.

Adicionalmente también causa fatiga, desmotivación y rechazo entre las personas lo que origina que aparezcan barreras en la comunicación que originan desacuerdos e impiden llegar a un consenso.

¿Cómo eliminar la reunionmanía o la juntitis?

Para eliminar la reunionsitis y hacer reuniones efectivas en tu grupo de trabajo puedes hacer lo siguiente:

• Fijar un número máximo de reuniones por día.
• Cada reunión debe tener un objetivo y duración especificada.
• Si solo involucra a pocas personas evaluar si es necesario una reunión con todo el equipo.

La reunión en espiral

Este tipo de reunión es en las que los grupos asisten y después de tiempo se preguntan porque asistieron o que es lo que hacen allí, ya que suelen ser extremadamente largas.

Ya que vuelven una y otra vez al mismo punto sin llegar a un acuerdo concreto, esto va haciendo que la audiencia pierda el interés y termina siendo un monólogo o discusión entre algunos asistentes, lo que genera una pérdida de tiempo.

¿Cómo eliminar las reuniones en espiral?

Para terminar con las reuniones en espiral lo primero que debes hacer establecer un horario así como una agenda para la reunión, además de todas las recomendaciones de cómo hacer reuniones efectivas.

La reunión fiesta

Son ese tipo de reuniones en las que se invitan a toda persona que creas posible, incluyendo a la señora del café y el dueño de la venta de pasteles (exagerando), pero si te puedes encontrar a miembros que están alineados con el objetivo de la convocatoria y otros que ni saben para que los convocaron.

Esto además de traer inconvenientes de logística, crea problemas de comunicación con la audiencia porque se comienzan a formar grupos, van a existir personas que no prestaran atención a la reunión y que serán posibles focos de distracción.

¿Cómo eliminar las reuniones fiesta?

Para romper con este tipo de reuniones no efectivas lo primero que debes hacer es limitar la cantidad de participantes, para ello antes de la convocatoria es necesario que revises cómo esa persona podrá aportar algo positivo a la reunión.

Si es necesario reunir a un grupo muy grande de personas busca que sea un espacio cómodo y sigue las buenas prácticas para realizar reuniones efectivas, sin embargo recuerda que a mayor número de personas aumenta la duración y disminuye la efectividad de las reuniones.

La reunión de boxeadores

Es más fácil llegar a un conflicto que llegar a una solución sobre todo cuando se tocan de temas delicados como cumplimientos, responsables y compromisos, a veces los miembros de la reunión buscan descargar responsabilidades en otros para no verse comprometidos y preservar su imagen.

Esto hace que la reunión se convierta en un ring de boxeo, donde contrincantes de lado y lado comienzan discusiones para evadir responsabilidades y salvaguardar su posición.

¿Cómo eliminar las reuniones de boxeadores?

Lo primero que debes hacer es detectar temas sensibles antes de la reunión, para estar preparado cuando los tengas que abordarlos, de igual modo para hacer reuniones efectivas prepara a tu audiencia, así llegado el momento tendrán la mejor disposición.

Mantén el control de la reunión y en los momentos de tensión recuerda a tu audiencia que están allí para encontrar soluciones y que lo se expone son situaciones o realidades sin buscar culpables.

La reunión sorpresa

En este tipo de reuniones existen miembros de la audiencia que aprovechan el momento de la reunión para plantear temas que escapan al objetivo de la reunión convocada.

Este tipo se situaciones sacan de control a la reunión y son el escenario propicio para que surjan molestias o conflictos entre la audiencia, además de fomentar barreras en la comunicación.

¿Cómo eliminar las reuniones sorpresa?

Para evitar que se te salga de las manos y hacer reuniones efectivas, debes estar siempre atento para que ninguno de los participantes se desvié del tema y mantengan la agenda de la reunión.

Al hacer reuniones efectivas si alguno de los participantes promueve un tema que no está en la agenda de la reunión, recuérdale sutilmente cual es el objetivo y que si desea puedes ayudarlo a plantear su caso en una nueva sesión.

¿Que son reuniones efectivas de trabajo?

Las reuniones efectivas son aquellas que además de ser cortas y puntuales, se pueden llegar a soluciones concretas gracias a la participación activa de todos los convocados.

Al hacer reuniones efectivas con tu equipo de trabajo será más productivo, porque además de conseguir soluciones y puntos de convergencia más rápido, la efectividad del equipo será mejor y habrá menos desperdicio de los recursos.

Tipos de reuniones efectivas

Antes de saber como llevar reuniones efectivas es necesario que sepas identificar los tipos de reuniones de trabajo efectivas que puedes realizar dependiendo del objetivo para el cual convoque a tu audiencia:

Informativas

Su objetivo es dar algún tipo de información sobre un tema o rumbo de acción a los asistentes, en este tipo de reuniones el moderador es el domina la participación y los asistentes solo hacen preguntas para aclarar dudas.

Consultivas

Son utilizadas cuando se requiere hacer técnicas como tormenta de ideas para que entre todos los asistentes se pueda llegar a un punto de convergencia, aquí el moderador plantea la situación y controla la participación de como los asistentes van exponiendo su punto de vista.

Analíticas

En este tipo de juntas efectivas de trabajo se buscan revisar y coordinar el esfuerzo del equipo para encontrar la solución a una situación determinada, en este tipo de reuniones el moderador presenta una serie de datos y consecuencias sobre el caso de estudio, para que en conjunto con los participantes encuentren las soluciones o rumbos de acción a tomar.

¿Como hacer reuniones efectivas?

Según muchos expertos más del 89% del éxito de una reunión es la preparación, por eso si quieres tener mejor resultados sigue estas buenas prácticas para realizar reuniones efectivas:

Planifica la reunión

Para realizar reuniones efectivas de trabajo o de cualquier otra índole lo primero que debes hacer es establecer un objetivo claro el cual quieras tratar en la reunión, los recursos necesarios y cuáles son los resultados que esperas obtener.

También es necesario que en la agenda para reuniones efectivas tengas decidido el lugar, la fecha y la hora de la reunión con la finalidad de que puedas informar a todos los interesados con suficiente tiempo para que vengan preparados a la reunión.

El día pautado es recomendable que estés un poco antes, el tiempo suficiente para que prepares todo y así puedas resolver cualquier imprevisto, esta es la mejor forma de como organizar reuniones efectivas.

Informa a los interesados o participantes

En las juntas eficaces es necesario que informes con suficiente tiempo a todos los interesados del lugar, la fecha, la hora y el objetivo de la reunión para que puedan tomar sus previsiones para que no falte ninguno.

Recuerda que una de las cosas que te ayudará a tener reuniones eficientes y efectivas es una buena planificación, es importante que te tomes el tiempo para notificar a cada participante individualmente.

Esta notificación la puedes hacer por medio de un correo electrónico o por algún servicio de calendario compartido como Google Calendar para que tenga un recordatorio de la reunión con toda la información necesaria.

Garantizar la puntualidad

Al liderar reuniones efectivas debes cuidar la puntualidad de todos los asistentes, por ello debes comprometer a todos los involucrados a que cuiden la puntualidad acordada para la reunión.

Una buena práctica para hacer reuniones efectivas y garantizar el mejor índice de puntualidad es hacerlas a las 9:00 am antes de comenzar el día o después del almuerzo como a las 3:00 pm., claro está eso dependerá de la dinámica de tu equipo.

Recuerda que las reuniones cortas y efectivas son mucho más productivas, sin embargo para poder garantizar el éxito es necesario que comience en el tiempo fijado.

Lleva una agenda

Dentro de la estructura de reuniones efectivas es necesario tener clara la agenda de contenidos a tratar, intenta que no sean muchos temas o que sean sobre temas muy dispersos para no desviar la atención del objetivo de la reunión.

Lo mejor al hacer reuniones efectivas es que tomes los temas a tratar los delimites y los compartas con los asistentes, para que se preparen y puedas tener reuniones mas efectivas en la que se lleguen a mejores acuerdos.

Encárgate de priorizar y delimitar los temas

Entre los pasos para una reunión efectiva una vez selecciones los temas a tratar, es necesario que los órdenes por orden de prioridades, estas prioridades pueden venir definidas por el equipo, el proyecto o la organización.

Para hacer reuniones efectivas es mejor tocar los temas que tienen mayor prioridad primero para encontrar los mejores acuerdos lo más pronto posible y así si no rinde el tiempo asunto menos prioritarios puedan quedar postergados.

Es un error muy común en las reuniones no efectivas comenzar sin ningún orden en específico lo que hace que se posterguen más de lo pautado o no se cubran aspectos importantes.

Mantén el control de la reunión

Es muy fácil que los temas tratados en la reunión se desvíen, sobre todo si tocan temas muy sensibles, por ello es importante que mantengas el control de y que evites las discusiones, o que se comiencen a tratar puntos que no estaban en la agenda.

Si al hacer reuniones efectivas notas que se está saliendo de control para recuperar el manejo de reuniones efectivas lo más recomendable es que seas muy sutil para que con elegancia dirijas a la audiencia a retomar los puntos de la agenda acordada.

Por otro lado lo que puedes hacer es tomar nota de estos puntos que han surgido y sugerir tratarlos en una próxima sesión.

Cuida el clima de la reunión

Las juntas efectivas deben ser un espacio para que los involucrados compartan ideas y puedan llegar algún tipo de consenso en relación a un objetivo, por eso debes evitar que ocurran disputas o situaciones que puedan causar incomodidades, molestias o disgustos entre los participantes.

Una buena práctica al hacer reuniones efectivas que puedes utilizar cuando ocurran situaciones de tensión al realizar reuniones efectivas es utilizar anécdotas o comentarios graciosos que permitan que las personas se rían y se relajen.

Otra táctica es hacer un pequeño descanso para que los involucrados en la disputa puedan tranquilizarse un poco y así poder retomar en un clima mucho más relajado, cuidando que la situación no se vuelva a presentar.

Mantén el interés en la reunión

Cuando revisas la metodología para reuniones efectivas podrás ver que una de las cosas primordiales es mantener el interés de la audiencia, por ello debes estar pendiente de la actitud de los participantes.

Por otro lado al hacer reuniones efectivas debes evitar que tanto tú como cualquier otro participante de la reunión asuma una actitud protagónica y no den el espacio suficiente para que los demás asistentes participen en la conversación.

Vigila que las personas tengan una mentalidad abierta para escuchar nuevos puntos de vista, además que las ideas sean presentadas en tu tono de cordialidad y con la mejor disposición.

Una buena táctica que hace una persona exitosa es conocer los intereses e inquietudes de cada uno de los asistentes, así podrás adelantarte y estar preparado para cualquier situación.

Controla a la audiencia

Es una buena práctica al hacer reuniones efectivas evitar que las personas tomen actitudes parcializadas o se agrupen para imponer puntos de vistas o acuerdos de manera abrupta.

Si permites que los asistentes se agrupen para conversar o debatir entre ellos mismos, crearás una barrera para la comunicación que afectará la dinámica de toda la reunión.

Entre las dinámicas para reuniones efectivas de trabajo o para cualquier otra índole está la de mantener el liderazgo durante todo el desarrollo de la sesión, demostrando seguridad y orden.

Registra los acuerdos y temas tratados

Es necesario que al hacer reuniones efectivas tomes en consideración llevar un registro ya sea en audio, video o escrito de los temas tratados y de los acuerdos alcanzados de poder realizar una minuta de la reunión.

Una de las herramientas más importante de las reuniones efectivas de trabajo en equipo es una minuta de reunión porque sirve para:

• Recordar los temas y asistentes de la reunión.
• Priorizar los acuerdos llegados.
• Establecer los compromisos entre los asistentes.

La metodología de reuniones efectivas establece que para que los participantes sientan que el tiempo invertido fue productivo y los cumplimento de los acuerdos se lleven a cabo, lo más recomendable es que envíes la minuta lo más pronto posible después de culminar la reunión.

Cuando sigas estas reglas de reuniones efectivas podrás invertir mejor el tiempo de tu equipo y obtener más beneficios en la rentabilidad de tu organización o proyecto.

Estos tips para reuniones efectivas también la puedes aplicar para hacer reuniones virtuales efectivas, ya que aplican los mismos principios de preparación y control aunque los asistentes estén dispersos en diferentes áreas geográficas.

Recomendaciones finales sobre cómo hacer reuniones efectivas

Cómo pudiste ver son muchos los beneficios reuniones efectivas no solo porque ayudan a rentabilizar tu negocio o proyecto, sino porque también son el mejor canal para lograr una comunicación efectiva con el equipo.

Organizar reuniones efectivas ayuda a mejorar los lazos de colaboración y empatía en el equipo de trabajo, mejorando el clima laboral al reducir la aparición de conflictos y vencer barreras comunicacionales.

Además aprendiste como conducir reuniones efectivas para que tus reuniones sean un ambiente propicio para conseguir las mejores soluciones y optimizar los recursos de tu equipo de trabajo.

Si todavía tienes dudas de cómo hacer reuniones efectivas puedes hacer contacto conmigo y así me cuentas como te puedo ayudar, también si necesitas cualquiera de los servicios que ofrezco en asesoría y soporte para tu negocio.

Déjame un comentario contándome qué te pareció este artículo y si te ayudo a saber como hacer reuniones efectivas de trabajo para mejorar los resultados de tus equipos.

También si tienes alguna duda, sugerencia, comentario o reclamo en la parte de abajo y así podré contar con tu valioso aporte.